Arbeitszeugnis anfordern — Dein Recht & Musterbrief

Arbeitszeugnis anfordern: Dein Recht als Arbeitnehmer

Jeder Arbeitnehmer in Deutschland hat einen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Das ist in § 109 GewO (Gewerbeordnung) geregelt und gilt unabhängig von Branche, Beschäftigungsdauer oder Kündigungsgrund. Der Arbeitgeber darf das Zeugnis weder verweigern noch so lange hinauszögern, dass es dir schadet.

Es gibt zwei Arten von Arbeitszeugnissen:

• Einfaches Zeugnis: Enthält nur Art und Dauer der Beschäftigung — keine Beurteilung. Du bekommst es immer auf Anfrage.
• Qualifiziertes Zeugnis: Enthält zusätzlich eine Beurteilung von Leistung und Verhalten. Du hast ebenfalls Anspruch darauf — du musst es nur explizit anfordern.

Wichtig: Wenn du kein qualifiziertes Zeugnis verlangst, ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, eines auszustellen. Er kann sich mit einem einfachen Zeugnis begnügen. Fordere also immer ausdrücklich ein qualifiziertes Arbeitszeugnis an.

Wenn du dein Zeugnis erhalten hast, lasse es direkt durch den Zum ZeugnisChecker analysieren — so erkennst du auf einen Blick, ob es positive oder problematische Formulierungen enthält und welche Gesamtnote es entspricht.

Wann du ein Zeugnis anfordern kannst

Du kannst jederzeit ein Zeugnis verlangen — nicht nur bei Kündigung. Es gibt drei Hauptzeitpunkte:

1. Zwischenzeugnis während der Beschäftigung

Ein Zwischenzeugnis kannst du verlangen, wenn ein berechtigtes Interesse vorliegt. Das ist zum Beispiel gegeben, wenn:

• du dich intern bewirbst oder intern wechseln möchtest
• dein Vorgesetzter das Unternehmen verlässt
• du an einer Gehaltsverhandlung teilnimmst und ein aktuelles Zeugnis brauchst
• du dich extern bewirbst, ohne zu kündigen
• eine Umstrukturierung im Unternehmen stattfindet

Der Arbeitgeber muss das Zwischenzeugnis in einem angemessenen Zeitraum ausstellen. Es ist in der Präsensform formuliert (nicht Vergangenheit) und schließt mit einer Formulierung, die die Weiterbeschäftigung deutlich macht: „Frau [Name] ist weiterhin als [Berufsbezeichnung] bei uns tätig."

2. Zeugnis bei Kündigung oder Aufhebungsvertrag

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses — egal ob durch Eigenkündigung, Arbeitgeberkündigung oder Aufhebungsvertrag — hast du Anspruch auf ein qualifiziertes Schlusszeugnis. Ideal ist es, das Zeugnis kurz vor dem letzten Arbeitstag anzufordern, damit es pünktlich zum Austritt vorliegt.

3. Zeugnis nachträglich anfordern

Du kannst ein Zeugnis auch noch nach deinem Austritt anfordern — dazu gleich mehr im Abschnitt zur Verjährung. Beachte aber: Je länger du wartest, desto schwieriger kann die Ausstellung werden (Verantwortliche sind gewechselt, Unterlagen fehlen).

Musterbrief: Arbeitszeugnis anfordern

Ein formloser Brief reicht aus — es gibt keine vorgeschriebene Form. Dennoch sollte dein Schreiben bestimmte Elemente enthalten, damit es eindeutig und rechtssicher ist.

[Dein Name]
[Deine Anschrift]
[PLZ Ort]

[Name Arbeitgeber / HR-Abteilung]
[Unternehmensname]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]

[Ort], den [Datum]

Betreff: Anforderung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit bitte ich Sie, mir ein qualifiziertes Arbeitszeugnis für meine Tätigkeit als [Berufsbezeichnung] auszustellen, die ich vom [Eintrittsdatum] bis zum [Austrittsdatum] in Ihrem Unternehmen ausgeübt habe.

Das Zeugnis soll Angaben zu Art und Dauer der Beschäftigung sowie zu meiner Leistung und meinem Verhalten enthalten.

Ich bitte Sie, mir das Zeugnis bis zum [Datum, ca. 2–3 Wochen Vorlauf] an die oben genannte Adresse zuzusenden.

Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

[Unterschrift]
[Dein Name]

Tipp: Schicke den Brief per Einschreiben mit Rückschein, wenn du bereits Probleme mit dem Arbeitgeber hattest oder einen Nachweis des Eingangs benötigst. In normalen Fällen reicht eine E-Mail.

Per E-Mail anfordern: Formulierung und Vorlage

In den meisten Fällen ist eine E-Mail vollkommen ausreichend. Sie hat den Vorteil, dass Datum und Inhalt automatisch dokumentiert sind. Hier ist eine Vorlage für eine professionelle Anfrage per E-Mail:

Betreff: Anforderung qualifiziertes Arbeitszeugnis — [Dein Name]

Sehr geehrte/r [Name Ansprechperson],

im Zusammenhang mit meinem Ausscheiden aus dem Unternehmen am [Datum] möchte ich Sie hiermit um die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses bitten.

Das Zeugnis soll meine Tätigkeit als [Berufsbezeichnung] im Zeitraum vom [Eintrittsdatum] bis zum [Austrittsdatum] umfassen und eine Beurteilung meiner Leistung und meines Verhaltens enthalten.

Ich würde mich freuen, wenn Sie mir das Zeugnis bis zum [Wunschdatum] zusenden könnten.

Sollten Sie einen Entwurf von mir wünschen, stehe ich gerne zur Verfügung.

Vielen Dank im Voraus.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
[Telefonnummer]

Diese E-Mail ist höflich, präzise und signalisiert gleichzeitig Kooperationsbereitschaft (Angebot eines Entwurfs). Das letzte Angebot ist strategisch clever: Es signalisiert, dass du mit dem Prozess vertraut bist, und senkt die Hemmschwelle für den Arbeitgeber.

Falls du das Zeugnis an eine bestimmte Adresse zugesendet haben möchtest — etwa wenn du bereits umgezogen bist — füge das explizit hinzu: „Bitte senden Sie das Zeugnis an folgende Adresse: [neue Adresse]."

Frist: Wie lange hat der Arbeitgeber Zeit?

Es gibt keine gesetzliche Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber das Zeugnis ausstellen muss. Dennoch gilt das Gebot der „zügigen" Ausstellung. Was das in der Praxis bedeutet:

• Schlusszeugnis: Sollte spätestens am letzten Arbeitstag vorliegen — zumindest als Entwurf. In der Praxis dauert es oft 2–4 Wochen, was akzeptabel ist.
• Zwischenzeugnis: Ebenfalls keine feste Frist. Angemessen sind 2–3 Wochen.
• Nachforderung: Wenn du lange nach dem Austritt anforderst, hat der Arbeitgeber etwas mehr Zeit — 4–6 Wochen sind realistisch.

Was ist zu tun, wenn die Zeit verstreicht? Setze nach 3–4 Wochen eine schriftliche Erinnerung. Reagiert der Arbeitgeber nach einer weiteren Woche nicht, setze eine formelle Frist von weiteren 7–10 Tagen mit dem Hinweis, dass du danach rechtliche Schritte einleiten wirst.

Was tun wenn der Arbeitgeber nicht reagiert?

Schweigen ist kein seltenes Problem. Hier ist ein klarer Eskalationspfad:

Stufe 1: Schriftliche Erinnerung (nach 3–4 Wochen)

Eine freundliche, aber bestimmte E-Mail: „Ich erinnere höflich an meine Anfrage vom [Datum] bezüglich meines qualifizierten Arbeitszeugnisses. Bitte teilen Sie mir den Stand mit."

Stufe 2: Formelle Fristsetzung (nach 4–5 Wochen)

Sehr geehrte/r [Name],

mit Schreiben vom [Datum] habe ich Sie um Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses gebeten. Bis heute habe ich keine Reaktion erhalten.

Ich setze Ihnen hiermit eine Frist bis zum [Datum, 10 Tage Vorlauf], das Zeugnis auszustellen und mir zuzusenden. Sollte dies nicht fristgerecht erfolgen, werde ich meinen Anspruch gerichtlich geltend machen.

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

Stufe 3: Klage vor dem Arbeitsgericht

Wenn auch die Fristsetzung ins Leere läuft, bleibt der Weg zum Arbeitsgericht. Das Verfahren auf Zeugnisausstellung ist in der Regel schnell, einfach und kostengünstig (bei Streitwert bis ca. 900 Euro entstehen keine Gerichtskosten für die erste Instanz). Du kannst das Verfahren auch ohne Anwalt einleiten — einfach beim Arbeitsgericht einen Klagantrag stellen.

Die Klage zwingt den Arbeitgeber in aller Regel zur schnellen Reaktion — die meisten Fälle werden vorher durch einen Vergleich oder die freiwillige Ausstellung des Zeugnisses erledigt.

Zeugnis anfordern nach Jahren: Verjährung

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis verjährt in drei Jahren nach Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete (§ 195 BGB). Das bedeutet: Wenn dein Arbeitsverhältnis am 15. Mai 2023 endete, verjährt dein Zeugnisanspruch am 31. Dezember 2026.

Praktische Konsequenzen:

• Du kannst ein Zeugnis noch Jahre nach dem Austritt anfordern — solange du innerhalb der Verjährungsfrist bleibst
• Je länger du wartest, desto schwieriger kann die Ausstellung werden (Verantwortliche sind gewechselt, Akten wurden vernichtet)
• Der Arbeitgeber kann die Verjährung als Gegenargument einwenden — daher: lieber früher als später anfordern

Wenn dein ehemaliger Arbeitgeber insolvent ist oder nicht mehr existiert, kann das Zeugnis durch den Insolvenzverwalter oder die Nachfolgegesellschaft ausgestellt werden. In extremen Fällen — wenn das unmöglich ist — akzeptieren manche Personaler andere Nachweise (Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Bescheinigungen von Kollegen).

Zwischenzeugnis vs. Endzeugnis anfordern

Beide Zeugnistypen haben unterschiedliche Zwecke und unterschiedliche Formulierungen:

Merkmal	Zwischenzeugnis	Endzeugnis
Zeitpunkt	Während der Beschäftigung	Bei Austritt
Tempus	Präsens (er ist, sie macht)	Vergangenheit (er war, sie hat)
Schlussformel	Erwähnt Weiterbeschäftigung	Bedauern, Dank, Zukunftswünsche
Anlass	Interne Bewerbung, Vorgesetzter verlässt Unternehmen, externe Bewerbung ohne Kündigung	Kündigung, Aufhebungsvertrag, Renteneintritt
Bindungswirkung	Arbeitgeber ist nicht vollständig gebunden — kann im Endzeugnis abweichen	Endgültig — aber nachträgliche Korrektur möglich

Sonderfall: Wenn du im Besitz eines Zwischenzeugnisses bist, kann das Endzeugnis schlechter ausfallen — der Arbeitgeber ist nicht vollständig an die Zwischenbeurteilung gebunden, wenn sich deine Leistung seither verschlechtert hat. Umgekehrt schützt dich ein gutes Zwischenzeugnis aber als Vergleichsmaßstab, falls du das Endzeugnis anfechten musst.

Arbeitszeugnis nachträglich ändern lassen

Was tun, wenn das erhaltene Zeugnis problematische Formulierungen enthält? Du hast mehrere Möglichkeiten:

Schritt 1: Das Zeugnis analysieren

Bevor du den Arbeitgeber kontaktierst, musst du genau wissen, was problematisch ist. Nutze dafür den Zum ZeugnisChecker — er zeigt dir, welche Formulierungen welcher Note entsprechen und worüber du verhandeln solltest.

Schritt 2: Konkrete Änderungswünsche formulieren

Geh nicht mit „das Zeugnis ist schlecht" in das Gespräch. Geh mit konkreten Änderungswünschen: „Der Satz ‚… zu unserer Zufriedenheit' entspricht Note 3. Ich bitte um Änderung in ‚… zu unserer vollen Zufriedenheit', was meiner tatsächlichen Leistung entspricht."

Schritt 3: Gespräch oder schriftliche Anfrage

Ein persönliches Gespräch (oder Telefonat) ist oft effektiver als ein formeller Brief. Schildere deine Sicht ruhig und sachlich. Viele negative Formulierungen entstehen nicht aus böser Absicht, sondern aus Unwissenheit über den Zeugniscode.

Schritt 4: Wenn der Arbeitgeber sich weigert

Du hast Anspruch auf ein „wohlwollendes" Zeugnis — nicht auf ein perfektes Note-1-Zeugnis. Wenn du nachweisen kannst, dass das Zeugnis deine tatsächlichen Leistungen unzutreffend darstellt, kannst du vor dem Arbeitsgericht auf Berichtigung klagen. Die Beweislast ist allerdings bei dir: Du musst beweisen, dass die negative Formulierung unzutreffend ist.

FAQ

Habe ich Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis?

Ja — § 109 GewO gibt dir das Recht, ein qualifiziertes Zeugnis mit Leistungs- und Verhaltensbeurteilung zu verlangen. Du musst es aber explizit anfordern; der Arbeitgeber ist ohne Anfrage nicht verpflichtet, selbst die Initiative zu ergreifen.

Kann der Arbeitgeber ein Zeugnis verweigern?

Nein. Der Anspruch ist gesetzlich verankert. Der Arbeitgeber kann das Zeugnis verzögern, aber nicht dauerhaft verweigern. Bei Verweigerung kannst du direkt klagen.

Was ist, wenn ich das Unternehmen fristlos verlassen habe?

Auch bei fristloser Kündigung — egal von wessen Seite — hast du Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis. Der Kündigungsgrund darf im Zeugnis nicht erwähnt werden und darf auch nicht durch codierte Formulierungen hindurchscheinen.

Darf im Zeugnis stehen, dass ich selbst gekündigt habe?

Ja, der Grund des Ausscheidens kann erwähnt werden: „verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch" oder „scheidet auf Wunsch des Unternehmens aus". Es ist auch zulässig zu sagen „in bestem gegenseitigem Einvernehmen". Was nicht erlaubt ist: den konkreten Kündigungsgrund nennen (z. B. Diebstahl oder häufige Fehlzeiten).

Kann ich das Zeugnis ablehnen und auf ein besseres bestehen?

Du kannst ein Zeugnis zurückgeben und Änderungen verlangen — aber nur, wenn konkrete Formulierungen unzutreffend oder rechtswidrig sind. Du hast keinen Anspruch auf ein Note-1-Zeugnis, wenn deine Leistung objektiv nur Note 2 oder 3 war.

Wann läuft der Anspruch auf ein Zeugnis ab?

Grundsätzlich nach 3 Jahren zum Jahresende (§ 195 BGB). In manchen Tarifverträgen oder Arbeitsverträgen können kürzere Verfallfristen vereinbart sein — diese haben Vorrang, wenn sie rechtswirksam sind. Im Zweifel: lieber früher anfordern.